La gestión de proyectos y el flujo de trabajo van de la mano. Quieres asegurarte de que el proyecto avance sin problemas. Al mismo tiempo, deseas garantizar que tu flujo de trabajo sea fluido y sin interrupciones. Este capítulo profundizará en cómo la inteligencia artificial (IA) lo logra con ambos aspectos.
Como se mencionó en el capítulo anterior, aplicaciones como Asana, Monday.com y Slack han sido durante mucho tiempo los principales actores en la gestión de proyectos y flujos de trabajo. Con la integración de la IA, estas herramientas se han vuelto aparentemente más poderosas. Es como si la integración de la IA les hubiera otorgado los superpoderes que necesitaban.
Discutiremos cómo puedes seleccionar un software de gestión de proyectos habilitado con IA. Esto incluirá una lista de consideraciones que deberás reflexionar antes de tomar tu decisión final.
Además, hablaremos sobre la automatización del flujo de trabajo para que tus operaciones diarias se optimicen. Comencemos con este capítulo tan importante para que encuentres las mejores herramientas para ti.
Selección de Software de Gestión de Proyectos con IA
Al seleccionar un software de gestión de proyectos habilitado con IA, es importante considerar varios factores antes de tomar una decisión final. Veamos la siguiente lista que necesitas revisar:
Integración con plataformas existentes
Si ya usas plataformas como Google Drive, Microsoft Teams o Slack (entre otras), debes determinar si el software puede integrarse fácilmente con ellas. Esto también incluye los CRM, herramientas de colaboración o plataformas de comunicación que utilizas en tu negocio.
Compatibilidad con el sistema operativo
Por supuesto, no querrás elegir cualquier software. Asegúrate de que sea compatible con tus sistemas operativos, como Windows, iOS, etc. Asimismo, verifica que su aplicación móvil (si está disponible) sea compatible con tu dispositivo Android o iPhone.Estas herramientas generalmente estarán diseñadas para soportar estos sistemas operativos populares.
Interfaz fácil de usar
La facilidad de uso hace que sea más sencillo no solo para ti, sino también para los miembros de tu equipo. Facilita mostrarles cómo aprovechar al máximo el software que están utilizando, asegurando una funcionalidad fluida y que cada etapa del proyecto se complete sin problemas ni malentendidos.
Opciones de personalización
Personaliza el software para que se adapte a tus necesidades de gestión de proyectos. Esto incluye paneles que hagan las cosas más eficientes y la posibilidad de crear flujos de trabajo fácilmente ajustables de principio a fin.
Capacidades de IA
No tendría sentido adquirir un software de gestión de proyectos si no ofrece las capacidades de IA que necesitas. Especialmente cuando buscas realizar tareas de forma rápida y sencilla, sin tener que hacerlo todo por ti mismo.Estas capacidades de IA facilitarán la automatización de tareas, las previsiones y las sugerencias. Algunas incluso pueden detectar conflictos que podrían obstaculizar el flujo de trabajo.
Seguridad de datos y privacidad
La seguridad es importante, al igual que los datos vinculados a las plataformas que utilizas. Asegúrate de que estén bien protegidos.Algunos softwares cuentan con encriptación y autenticación segura. Si manejas datos sensibles y valoras la seguridad, no pases por alto esta consideración.
Funciones de colaboración
Este será un aspecto crucial cuando trabajes en equipo. Estas funciones incluyen, entre otras, comentarios en tiempo real, edición y notificaciones. Esto garantiza que tú y los miembros de tu equipo puedan comunicarse en cualquier momento para abordar preguntas, comentarios o preocupaciones.
Informes y análisis
Otra característica clave son los informes y análisis. ¿Cuánto tiempo está utilizando tu equipo en el proyecto? ¿Cuánto tiempo estás ahorrando al automatizar ciertas tareas o confiar en la IA para realizarlas?También puedes usar los informes y datos para verificar el progreso del proyecto. A partir de ahí, será más fácil para ti y tu equipo avanzar hacia la siguiente tarea.
Accesibilidad móvil
En la era digital, debemos estar al tanto de todo lo relacionado con nuestro negocio, especialmente cuando estamos en movimiento. Busca un software de gestión de proyectos habilitado con IA que ofrezca accesibilidad móvil.Es probable que puedas acceder a él a través de una aplicación móvil o mediante una página web responsiva. En cualquier caso, si puedes usarlo fácilmente en un dispositivo móvil, será una gran ventaja.
Presupuesto
¿Cuánto estás dispuesto a invertir en un software de gestión de proyectos habilitado con IA? Dependerá de tu presupuesto. Al mismo tiempo, no deberías preocuparte demasiado por esto. Invierte en la mejor calidad, rendimiento y capacidades que puedas permitirte.Prioriza tus necesidades más críticas. Puedes encontrar un software que las satisfaga a precios razonables.
Herramientas de Automatización de Flujos de Trabajo para Operaciones Optimizadas
Al buscar herramientas de automatización de flujos de trabajo, se aplicarán consideraciones similares a las mencionadas anteriormente. Busca herramientas que garanticen que tú y tu equipo estén en el camino correcto respecto al proyecto en el que trabajan.
Debes encontrar las herramientas adecuadas que cumplan con tus objetivos necesarios. Ten en cuenta que no todas las herramientas de automatización de flujos de trabajo son iguales. Algunas están diseñadas para diferentes propósitos y metas.
Por ejemplo, puedes encontrar una herramienta de automatización de flujo de trabajo para un negocio que cuente con un equipo de ventas. O una que permita gestionar equipos, supervisar proyectos e incluso hacer que la comunicación sea fluida.
Dado que un flujo de trabajo eficiente es clave, busca una herramienta que permita a la IA detectar conflictos si deseas añadir nuevas tareas al proyecto. Una vez más, elige herramientas fáciles de usar para evitar perder horas intentando descifrarlas.
Algunas herramientas que sugerimos para la automatización de flujos de trabajo incluyen Zapier (https://zapier.com/), Nintex (https://www.nintex.com/) y Taskade (https://www.taskade.com/), entre otras.
Reflexiones Finales
Encontrar las herramientas adecuadas para la gestión de proyectos con IA y la optimización del flujo de trabajo puede ser un desafío. Esperamos que este capítulo te ayude a encontrar la adecuada. Una vez que elijas esas herramientas, quedarás sorprendido por lo poderosas que son al incluir la IA en la mezcla.
Recuerda que herramientas populares como Zoom, Asana y Slack ya eran líderes antes de la IA. Su inclusión las transformó en herramientas con capacidades aún mayores. No obstante, es importante elegir estas herramientas con el propósito de cumplir tus objetivos específicos de negocio y proyectos en equipo.
Por supuesto, vale la pena invertir en las mejores opciones que se ajusten a tus necesidades y preferencias. Aunque el presupuesto pueda limitar algunas selecciones, no estarás lejos de encontrar la opción adecuada.